Wat is een ambtelijk secretaris?

, , Comments Off on Wat is een ambtelijk secretaris?

Een ambtelijk secretaris wordt vaak afgekort als AS. Het is een persoon die werkzaamheden professioneel begeleidt van bijvoorbeeld een medezeggenschapsraad. Maar ook van een ondernemingsraad of een cliëntenraad. De secretaris speelt een rol in het optimaal functioneren door werkzaamheden te verrichten op organisatorisch, secretarieel of beleidsmatig gebied. De taken van een AS zijn breed. Er zijn dan ook speciale opleidingen voor zo’n functie. Bijvoorbeeld een leergang ambtelijk secretaris dat gegeven wordt bij NCZ. NCZ staat voor Netwerk Cliëntenraden in de Zorg. Deze organisatie is gespecialiseerd in het trainen van leden van cliëntenraden, maar ook van professionals die in de zorg werken en bestuursleden.

De taken van een AS

Als eerste zijn de secretariële werkzaamheden van een secretaris van groot belang. Hier hebben wij het niet alleen over het opstellen en redigeren van bijvoorbeeld correspondentie, maar ook het uitwerken van rapporten, brieven, verslagen en andere stukken. Ook stukken voor vergaderingen en de agenda worden door de AS verzorgd. Afspraken worden bewaakt op naleving en het archief wordt nauwkeurig bijgehouden. Ook de voorbereidingen voor vergaderingen in de vorm van het verzorgen van de locatie of bijvoorbeeld het regelen van hulpmiddelen zijn taken van een AS. Daarnaast komen de notulen voor zijn of haar rekening.

Waar vinden we ambtelijke secretarissen?

Een AS is dus een breed inzetbaar persoon. Daarom vind je ze terug in allerlei bedrijven en organisaties die een medezeggenschaporgaan bezitten. Denk bijvoorbeeld aan zorginstellingen, onderwijsinstellingen of culturele organisaties. Ze hebben met allerlei lagen in de organisatie te maken, dus zeker ook met besturen en directieleden. Met deze partijen bespreken, evalueren en sturen ze het beleid bij. Signaleren zij nieuwe ontwikkelingen, dan bespreken zij deze. Ook op het vlak van medezeggenschapskwesties adviseren zij het bestuur. Tot slot nemen zij ook de introductie van nieuwe leden voor hun rekening.